FACTURATION MILEC Grande souplesse d'emploi. Traite de nombreux modes de facturation...

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Conçu pour être efficace avant tout, ce progiciel peut s'utiliser seul ou en liaison directe avec COMPTABILITE MILEC. Sa fonction principale est la création et l'édition sur imprimante des Factures 'Client', normales ou inversées (Avoir) et le suivi des réglements correspondants.

Il peut convenir tant à un négociant en bois (soumis, en plus de la T.V.A., au 'Fond Forestier') qu'à une personne exerçant une activité libérale (ou les notions même de quantité et de prix unitaire n'ont pas de sens) facturant sans T.V.A. Sa facilité d'emploi, sa rapidité, sa fiabilité lui permettent de remplacer une CAISSE ENREGISTREUSE. Grâce à ses très larges possibilités de paramètrage il s'applique à de nombreuses professions: Garagiste, Carrossier, Artisan du bâtiment, Storiste, Chauffagiste, Serrurier, Restaurateur pour groupes, Transporteur, Fabricant de meubles, Sté de Nettoyage, Pépinièriste, Fabricant pour l'industrie, Maraîcher, Pisciculteur, Expert-Comptable (Note d'Honoraires), S.C.I. (Appel de Loyer) etc, etc...

Les documents générés (Factures, Avoirs) peuvent être momentanément stockés sur disque et repris par la suite pour modification ou validation définitive. Cette puissante possibilité peut être utilisée pour créer des modèles de Facture (ou Factures 'types'), associés ou non à un client particulier (comportant dans ce cas les lignes articles habituelles du client, les quantités restant seules à indiquer au moment de la réalisation d'une vraie Facture).

L'enregistrement des réglements peut s'effectuer 'par Facture' ou 'par Client' (cas d'un ensemble de factures réglées simultanément). Les éventuelles différences de règlement sont traitées.

Si l'utilisateur le désire, le progiciel gère les ACOMPTES VERSES, l'ESCOMPTE, la TAXE PARAFISCALE (type Fond Forestier par Ex.), la RETENUE DE GARANTIE (domaine du BTP). Le progiciel traite les factures 'Export' (sans T.V.A.) et peut calculer à partir de prix unitaires T.T.C.

Ce logiciel peut utilement être complèté par GESTION DES FACTURES 'FOURNISSEUR'

Descriptif de la version de base (version 'Z')

Liaison directe avec la Comptabilité (éventuellement)

Dans la mesure où la comptabilité a été mise en place sur le dossier concerné et où la liaison comptable a été activée, le logiciel génére immédiatement et directement dans le journal des ventes de la comptabilité, les écritures comptables correspondant aux Factures/Avoir (sur le compte 'CLIENT', le ou les compte(s) 'VENTE', le comptes 'T.V.A. COLLECTEE', 'ESCOMPTES ACCORDES', etc...).

La liaison étant 'directe', tous les comptes utilisés peuvent être créés à l'aide du logiciel (il n'y a pas à retourner au logiciel de comptabilité). En particulier les comptes 'CLIENT' peuvent être créés lors de l'enregistrement des factures. Les relevés de comptes 'CLIENT', 'VENTE' et le journal des ventes s'obtiennent à l'aide du progiciel de comptabilité. Le compte associé à un client peut être soit un compte individuel (ex. : 41112012) soit le compte 'Collectif Client' (41100000).

Les écritures relatives aux réglements des factures peuvent de même être enregistrées automatiquement et directement en comptabilité (dans un journal 'REGLEMENT CLIENT'). En cas de différence de réglement, l'écriture comptable de régularisation est générée automatiquement.

Emploi d'un fichier 'Client'

Les adresses, mode et délai habituels de réglement, coordonnées bancaires (pour les traites) des clients sont mémorisés dans un fichier 'Client' (32000 enregistrements maxi.). Ce fichier est mis à jour directement lors de la constitution des factures, il peut être exploité par une fonction simplifiée de mailing.

Emploi d'un fichier 'Article'

Un fichier 'Article', de capacité maxi 32000 enregistrements, est géré. Les articles sont référencés par un code comportant 1 à 13 caractères alphanumériques.

Lors de la génération des Factures, les articles concernés peuvent être indiqués à l'aide d'une référence (si leurs descriptifs figurent dans le fichier 'Article') ou spécifiés manuellement (sinon). Les descriptifs d'articles peuvent être créés (enregistrés dans le fichier 'Article') au cours même du processus de facturation. La 'Désignation Article' (de taille maxi 52 car.) peut être modifiée ou complétée sur plusieurs lignes (fonctions réduites de traitement de texte disponibles à ce niveau).

Les quantités facturées, positives ou négatives, comportant ou non des décimales, peuvent être indiquées directement ou en tant que résultat d'un calcul effectué à l'aide de la calculatrice intégrée (comme avec le progiciel de comptabilité). Des lignes de texte libre peuvent être insérées dans le corps de facture.

L'utilisateur peut changer le titre des divers documents destinés aux clients et remplacer 'FACTURE' par 'NOTE d'HONORAIRES' ou 'SITUATION DE TRAVAUX' (voir ci-dessous), 'RELEVE de FACTURE' par 'RELANCE' etc...

Trois modèles standards (A, B, C) de présentation et de mode de calcul des factures sont proposés, avec ou sans traite, sur papier libre ou préimprimé, avec ou sans papillon de règlement, faisant ou non apparaître la 'Référence Article' et les taux de remises. Un seul ou plusieurs taux de T.V.A. acceptés par facture. Si aucun des trois formats standards ne lui convient, l'utilisateur peut définir complètement le mode de calcul et la présentation de ses factures (largeur et même présence des colonnes Désignation, Quantité, emplacement de l'adresse, mentions diverses etc...).

Le système permet la correction de toutes les informations des factures (dates, quantités, codes divers) même après leur édition sur imprimante, tant qu'elles n'ont pas été 'enregistrées'.

Lors de l'impression de la facture, le système permet d'émettre simultanément vers l'imprimante un 'Fond de Page' graphique réalisé à l'aide d'un logiciel de traitement de texte (le 'WordPad' du système Windows par exemple). On peut ainsi éditer les Factures sur du papier blanc, le logiciel imprimant automatiquement sur chaque feuille un fond de page spécifique ou même simplement celui du papier entête de l'entreprise.

Vous pouvez voir ici un exemple d'impression de FACTURE: au format STANDARD et la même mais avec 'Fond de page' POSTSCRIPT. Notez au passage la taille très réduite de ces deux fichiers PDF (de l'ordre de 20 KO !), FACTURATION MILEC permet l'envoi aisé des factures en tant que pièce jointe à un e-mail.

Outre la fonction principale de création des Factures et d'enregistrement de leurs réglements, la version de base du logiciel offre les fonctions suivantes :

• Edition de RELEVE de FACTURES ou de LETTRE de RELANCE. Il s'agit de documents destinés au client où figurent toutes les factures soit dont le règlement a été prévu 'Sur Relevé' soit en retard de règlement. La procédure peut être automatique (sans intervention de l'opérateur) ou manuelle (avec choix à l'écran des factures à faire figurer). Une traite préimprimée peut être remplie automatiquement en fonction des conditions habituelles de règlement du client concerné.
• Edition de BALANCE AGEES (Relative/Absolue)
• Edition de l'ECHEANCIER des REGLEMENTS. Liste, sur écran ou imprimante, de la totalité des factures non réglées, triées selon la date prévue de règlement
• Edition du RECAPITULATIF T.V.A. Liste, sur imprimante, récapitulant facture par facture et taux par taux, les bases H.T. des factures émises au cours d'une période donnée (doit correspondre au Journal des Ventes obtenu en Ccomptabilité si la liaison a été activée).
• Suivi du TARIF. Possibilité de corriger, par article ou groupe d'articles, les prix unitaires de vente. Cette opération peut s'effectuer en mode automatique ou manuel, arrondi paramètrable (à 0,05 Euro près par ex.). Edition du tarif sur imprimante, totale ou partielle.

Aux fonctions de la version de base (version 'Z') décrites ci-dessus peuvent s'ajouter les diverses options suivantes :

• Suivi du STOCK

  Enregistrement des Entrées/Sorties de Stock (indépendamment de la Facturation), éditions d'Inventaires partiels ou totaux.

• Edition des STATISTIQUES DE VENTE par CLIENT et/ou par ARTICLE

  Edition sur imprimante des Statistiques de Vente par client (avec tri par article) et par article (avec tri par client). Sont indiqués le Chiffre d'Affaire, la Quantité vendue et la Marge réalisée en valeur et en pourcentage.

• Gestion des DEVIS

  Ceux-ci sont susceptibles d'être transformés directement en Commande ou en Facture après leur acceptation par le client. Un Devis déjà enregistré peut aussi servir de base pour la confection d'un nouveau Devis destiné à un autre, ou au même client.

• Gestion des COMMANDES

  La création d'une Commande peut se faire 'directement' ou à partir d'un Devis validé. Les Commandes créées peuvent, selon les lignes article, être valorisées ou non, comporter ou non des quantités à livrer. Lorsque la quantité à livrer n'est pas mentionnée, la ligne article de la commande constitue un simple accord sur les prix. Lors de la création des Factures se rapportant à la Commande, selon la ligne article, si le prix unitaire était spécifié dans la commande, il est automatiquement appliqué, sans possibilité de rectification, dans l'autre cas (prix non spécifié à la commande), le prix est librement appliqué par l'opérateur.

• Présentation des Factures selon le format SITUATION DE TRAVAUX

  Lorque les deux options DEVIS et COMMANDES décrites ci-dessus sont présentes l'impression de la facture issue d'une commande peut se faire de manière habituelle ou selon le format SITUATION DE TRAVAUX habituellement employé dans les domaines du Bâtiment et des Travaux Publics. La RETENUE DE GARANTIE ainsi que les 'travaux supplémentaires' sont gèrés.

• Gestion des BONS DE LIVRAISON

  A partir des Commandes déjà enregistrées ou 'directement' (sans passer par une commande), l'utilisateur peut créer des Bons de Livraison. Ceux-ci ne mentionnent que des quantités livrées. Si les B.L. se rapportent à une Commande particulière, seuls les articles concernés par la Commande peuvent figurer, le 'reste à livrer' (par rapport à la commande) de chacun des articles est tenu à jour par le système et figure automatiquement sur le B.L. A une Commande donnée peuvent être ou non associés des B.L. Des B.L. peuvent être ou non associés à une Commande (B.L. 'libre' dans ce second cas)...

  Lorsque l'une ou l'autre de ces options est en place, une Facture peut alors être créée soit directement (à partir de rien, comme dans la version de base du logiciel), soit directement à partir d'un Devis, soit directement à partir d'une Commande, soit à partir d'un ou de plusieurs B.L. de manière automatique ou non. Lorsqu'on facture une Commande, si des B.L. s'y rapportent, on peut choisir de facturer en fonction de ceux-ci en choisissant les B.L. dans une liste à l'écran. Les B.L. 'libres' se facturent en choisissant d'abord le client concerné, puis en sélectionnant dans une liste à l'écran les B.L. à facturer parmis tous ceux émis vers le client. Le mode 'automatique' permet la création et l'édition automatique, client par client, commande par commande, des Factures concernant tous les B.L. émis avant une certaine date. Les B.L. 'libres' sont regroupés en une seule Facture.

Les stocks sont débités automatiquement soit lors de l'émission des Factures soit lors de l'émission des B.L.

La possibilité de pouvoir mémoriser l'état instantané d'une Facture est étendue aux Devis, Commande, B.L. (document 'en cours'). Il est ainsi possible de gèrer des Devis ou des Commandes "type". De même pour la faculté d'impression différée. Tout document (Devis, Commande, B.L.) peut être réimprimé dans son intégralité à tout moment. Plus généralement, toutes les facilités disponibles lors de la facturation sont aussi disponibles lors de la création des autres types de document (Fond de Page, Texte libre, Calculatrice etc...). Par exemple, le titre "DEVIS" peut être changé en "FACTURE PRO-FORMA".

Configuration requise (toutes versions)

• Tout PC muni d'un processeur Intel ou compatible (286 minimum) et de 2 méga-octets de mémoire vive (RAM).
• Système d'exploitation MS-DOS 5.00 ou compatible (FreeDOS), Windows 95, 98, Me, NT, XP
• Espace disque mini théorique pour fonctionnement du logiciel = 850 Kilo-Octet. Prévoir en plus l'espace nécessaire aux Dossiers:
  • Données comptables (compter approx.100 bytes par compte, 50 bytes par écriture soit 360 KO environ pour un Dossier de 400 Comptes et 6400 Ecritures par exercice).
  • Données spécifiques à la facturation (compter approx. 250 bytes par fiche client, 150 bytes par fiche Article et 500 bytes en moyenne par Facture en archive.
• Imprimante matricielle, laser ou jet d'encre fonctionnant en mode feuille à feuille ou avec papier listing. Doit être compatible DOS (c'est à dire pas seulement capable d'imprimer sous Win)
• Si possible disposant d'un lecteur de disquette 3.5 pouces 1.44 MO (ce qui permet de simplifier le processus de Sauvegarde/Restauration des Dossiers sur disquette).

Vous avez essayé le logiciel COMPTABILITE MILEC et constaté son efficacité et sa simplicité. Nous vous proposons ici le logiciel FACTURATION MILEC dans sa version de base, un logiciel conçu dans le même esprit.

Les dossiers créés sont strictement compatibles avec les versions disposant des options. Le produit se présente sous forme d'un seul fichier correspondant au logiciel d'installation FCBASE.EXE (~690KO) dont l'exécution installe automatiquement cette version de FACTURATION MILEC sur tout PC.

Pour pouvoir utiliser immédiatement FACTURATION MILEC cliquez le bouton ci-dessous:

Vous serez redirigé vers un serveur permettant le paiement sécurisé (système PayPal - voir www.paypal.com/fr/ pour infos). Vous utilisez votre carte de paiement de manière classique (aucune obligation d'ouvrir un 'compte paypal'). Dès votre réglement (110,32 Euros TTC) effectué, la page permettant le téléchargement sera automatiquement affichée.

L'installation sera immédiate et aucune modification ne sera apportée à votre configuration système. Après installation vous disposerez du logiciel FACTURATION MILEC lui-même (FC.EXE), de sa documentation (FC.DOC) à imprimer avec le logiciel lui-même, et d'un jeu d'essai 'D001' (vous pourrez créer d'autres Dossiers, le logiciel étant 'Multi-Dossiers')

Pour le principe, veuillez bien noter que vous utiliserez ce logiciel à vos propres risques et qu'en aucun cas MILEC ne pourra être tenu pour responsable des éventuels dégâts dus à son utilisation.

Vous êtes censé disposer de la configuration requise.

N'hésitez pas à nous contacter ou à appeler directement au 02 35 61 31 80 pour tous renseignements ou en cas de problème.